为加强湖北大学知行学院的公文管理，规范学院各部门、各系的公文处理，不断提高公文质量和工作效率，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况，特作如下规定：
   一、总 则
        (一)院内公文是传达指令，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导，实行科学管理，提高工作质量和效率的重要环节之一，院内各部门、各系必须高度重视并认真做好公文处理工作。
       （二）本规定适用于全院各部门和各系。部门和系部负责人应加强对公文处理工作的领导，严格遵守办文规定，充分利用现代办公手段，逐步实行网上办文，促进公文处理的规范化、制度化、科学化。
       （三）公文实行统一管理。学院办公室是学院行政公文处理的管理机构，主管并指导全院的行政公文处理工作。各部门和各系应指定专人（报学院办公室备案）负责本部门日常公文的处理工作。各职能部门在收到上级有关部门文件（指垂直发文）后应先将文件送交学院办公室，由学院办公室按有关程序进行统一登记和处理。

       （四）公文处理必须准确、及时、安全，各部门和各系负责人应经常督促公文处理工作人员迅速准确地进行公文的登记、运转、催办、立卷和归档。要严格遵守保密制度，对尚未公布的文件，不得上网或向外传播。
  二、公文种类
        院内主要使用的公文种类有：
        （一）请示  报告
       请示  向上级机关请求指示、批准用请示。主要包括院内各部门和各系向学院呈送的请示批准的公文和以学院名义向上级机关报送请求批准的公文。
       报告  向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议用报告。
       要严格区分请示和报告的使用，不得混合并用，公文标题中不得出现“请示报告”字样。
      （二）决定   通知

      决定  对学院重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位或人员，变更、撤销职能部门或系部不适当的决定事项用决定。

      通知  批转院内职能部门的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求院内各单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
     （三）函

      与不相隶属或平行单位之间相互商洽工作，询问、答复问题请示批准事项等，一律用函。
     （四）会议纪要

     向院内各单位传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，通过会议纪要传达。
     （五）通报

      用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

     （六）意见

      适用于对重要问题提出见解和处理办法。

三、公文格式
       公文格式主要包括版头、发文字号、密级、文件标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、主题词等内容。
      （一）标题

       公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。下发院内行政规章用“发布”；下发本院产生的其他公文用“印发”；转发隶属单位的公文用“批转”；转发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发”。批转、转发公文只将事由写清楚，不必照抄原标题。
       （二）发文字号  

        发文字号包括发文机关代字、年号、顺序号。我院院级公文发文代字有“院字”、“院办字”、“院学字”和“院教字”。联合行文，只用主办机关的发文字号。院级行政公文编号归口学院办公室，其他部门自行发文不得以“院”字起首。

      （三）公文排版规格

       1.公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm*297mm）,左侧装订。

       2.公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm ,左侧订口为28mm±1mm ,版心尺寸为156*225mm（不含页码）。

       3.文字从左至右横写、横排。

       4.公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，应注意词义完整，排列对称，间距恰当。

      5.正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行28个字。

      6.签发人、主送机关、附注、附件用3号仿宋体字，签发人姓名用2号楷体字。
     （四）附件

      公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
      （五）成文时间

       成文时间以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发者签发的日期为准；学院有关政策条例性文件，以决策机构批准日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。
       （六）主题词

       上报的公文应标注主题词，一份文件主题词最多不超过7个，主题词在公文抄送栏之上顶格标注。

       （七）公文盖章

        单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

        四、公文关系
        学院及学院各单位的行文应根据机构设置职权范围和各自隶属关系确定。
       （一）学院可以对上对下行文，也可以同其他有关单位互相行文。以湖北大学知行学院字号行文，必须是关系全局性的，重要的、方针政策性问题的决定、通知等，以及对上级机关呈送的重要公文。
        （二）各职能部门以学院名义行文，或与有关部门联合行文，须经学院办公室审核并按规定程序办理。以学院名义行文必须是向上级有关部门请示、报告学院某一方面的重要工作，或与有关单位商洽的事项，其他院内一般性行文，用学院办公室名义转发。
         （三）要精简文件，凡在本部门职责范围内可以直接处理的事情，一般不行文；凡能面谈或用电话、便函及其他方式处理的事情，亦不得行文；能以部门名义行文的不以学院名义发文,行政部门名义行文一律使用“湖北大学知行学院”函件版头。各单位不得以自己的名义发红头文件，确需行文时可用“湖北大学知行学院”函件版头。
         （四）各基层单位原则上不得越级请示、报告工作，因特殊情况，必须越级的，应同时抄送越过的上级或主管部门。
           五、公文办理
           按程序处理公文。公文处理包括收文和发文，收文一般包括收进、登记、编号、拟办、签批、承办、催办、督办、立卷、归档等程序；发文一般包括拟稿、会签、核稿、拟办、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。
           （一）公文处理要迅速。收发文件要及时，急件要随办随退，做到当天事当天毕。对指定期限上报的文件，各单位应按要求提前做好准备，在规定的时间内办理，尽量避免临时报呈院领导阅批的情况。院内各部门对于院内各单位上报的和学院办公室签转的公文要及时处理，一般不得超过7天，急件不超过3天。学院办公室要负责催办、督办，防止漏办和延误。
            （二）草拟公文要规范。凡全院性重要文稿，由有关部门拟稿，学院办公室审核；凡各项业务工作的文稿，由主办部门拟稿。草拟公文应注意以下几点：

            1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

            2.文稿应情况确实，结构严谨，观点明确，用词规范，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。

            3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。

           4.公文中的结构层次序数。在公文结构层次较多的情况下，第一层序数为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。

          5.使用国家法定计量单位。

          6.若文内使用非规范化的简称应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

         7.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词等具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

         8.草拟公文应为打印件，草拟修改、批阅公文用笔应符合公文归档要求，应如实保留修改的痕迹。

      对不符合以上要求的文稿，学院办公室可退回拟稿部门修改或重写。

      （三）办理公文要按程序。各单位以学院名义起草的公文以及向学院呈送的请示、报告，一般须经部门主要负责人审核并签署意见，对涉及其他部门业务范围的公文，还应送有关部门会签后，方可送学院办公室，由办公室呈送学院领导阅批。对不按程序处理的公文，学院办公室可不予办理；对未经学院办公室办理的公文，院领导可不予阅批。
      （四）切实把好公文质量关。学院办公室要认真审核是否必须行文，文件政策界限是否明确，内容与上级和学院已发文件是否一致，与其他有关单位的协调有无矛盾，以及呈批手续是否齐全，文种使用和文字表述是否准确、规范，文件格式是否正确等，并决定使用何种发文字号，以保证文件的准确性、严肃性和权威性。
       （五）公文的缮印和发文。以学院名义编号发出的公文，由学院办公室登记编号后付印。公文校对要准确无误，院发字公文，一校由文件拟稿者校对，并在拟稿栏上签名，二校由学院办公室完成并签名后方可正式缮印；其他以学院名义或以部门名义发文，其校对及发放由拟稿单位负责。文件底稿由学院办公室统一保存。
         六、公文审批
       （一）对于一般报告性公文，签阅表示“已阅知”；对于有具体请示事项的公文，签阅则表示“同意”或“不同意”。
       （二）以湖北大学知行学院名义发布的公文，必须由院领导签发。
         七、公文立卷归档
       （一）公文办理完毕，各单位专门负责公文处理的人员应根据文书立卷要求，于每年第一季度内，将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好，按档案管理的要求归档。

        （二）没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

         八、本办法执行中的具体问题，由学院办公室负责解释。

         九、本办法自2008年6月1日起施行。